CONCEPT-NOTULEN
ALGEMENE LEDENVERGADERING d.d. 29 maart 2011
1) OPENING
De voorzitter opent de algemene ledenvergadering om 20.30 uur en vermeldt dat de vergadering plaats vindt krachtens artikel 14 van de statuten.
De leden hebben geen aanvullingen en/of opmerkingen op de op 4 maart 2011 toegezonden agenda.
2) MEDEDELINGEN en INGEKOMEN STUKKEN
Er zijn geen ingekomen stukken.
Renovatie kunstmuur
Het bestuur geeft aan dat de weersomstandigheden vorig jaar verhinderd hebben om de kunstmuur nog in het najaar te renoveren. Met de uitvoerende firma is onlangs al een eerste contact over de planning geweest. Het is de bedoeling om zo snel mogelijk met de renovatie te beginnen. Het uitstel heeft geen nadelige invloed op de in 2010 geoffreerde prijs: deze blijft ongewijzigd.
Vanuit de leden komen twee vragen. De eerste gaat over het vrijhouden van de bovenzijde. Overhangende begroeiing tast de muur aan, waardoor er weer eerder gerenoveerd moet worden. De hiermee gepaard gaande kosten komen vervolgens weer ten laste van alle leden.
De tweede betreft het reinigen van de in het zicht staande binnenzijde bij Gotenpark 2. Het contrast met de buitenzijde is al groot, maar wordt na reiniging zeker nog groter.
Het bestuur geeft aan dat bij de aangehaalde problematiek de vragen waar het eigendom van de kunstmuur berust en welke verplichtingen de aangrenzende eigenaren hebben centraal staan. De kunstmuur is eigendom van alle leden, maar er is in de oprichtingsakte en daarna niets geregeld met betrekking tot onderhoud en gebruik.
Het bestuur wordt gevraagd om te onderzoeken of het mogelijk is om alsnog meer duidelijkheid te crexebren, hoe dat dan geregeld moet worden en wat de consequenties zijn. Het bestuur geeft aan op de volgende algemene ledenvergadering met een reactie te komen.
Nagekomen informatie
Op 31 maart jl. heeft de uitvoerende firma voorgesteld om op 7 april a.s. met de renovatie te beginnen. Er zijn drie fases:
1. Schoonmaken buitenzijde met bovenrand en plekken herstellen
2. Aanbrengen van verfcoating
3. Aanbrengen van antigraffiti-coating
Vooral de fases 2 en 3 zijn weersafhankelijk. Fase 2 staat gepland voor de week van 11 april a.s. en de derde fase voor een of twee weken daarna.
Direct na het aanbrengen van de antigraffiti-coating zal de kunstmuur de eerste maanden een enigszins glanzend effect vertonen. Dit zal na de volledige uitharding verdwijnen waarna er een x93ei-glansx94 ontstaat.
Keien
Het bestuur geeft aan dat de keien niet volgens het ontwerp van de (landschaps)architecten x96 bij wie het recht van intellectueel eigendom op het ontwerp van het park berust x96 gelegd zijn. De ligging zal daarom in hun aanwezigheid aangepast worden. Hiermee is echter gewacht totdat het toegezegde overleg met een vertegenwoordiging van plandeel D geweest is. Het overleg heeft intussen plaatsgevonden, zodat de herschikking gerealiseerd kan worden. Hieraan zijn overigens geen kosten verbonden.
Na deze mededeling kwamen er vanuit de leden enkele vragen en opmerkingen. Zo ontstond er een discussie met leden uit plandeel D. Deze verwijten het bestuur dat het zijn afspraken niet nagekomen is. Met de aangedragen alternatieven x96 plaatsing van bloembakken en/of uitbreiding van de grindbak x96 is geen rekening gehouden. Ook het toegezegde overleg met de (landschaps)architecten heeft niet plaatsgevonden.
Het bestuur antwoordt dat er regelmatig schriftelijk en telefonisch contact met de (landschaps)architecten geweest is. Het bleek echter moeilijk om een voor alle betrokkenen geschikte datum voor overleg te vinden. De (landschaps)architecten zijn druk bezet en doen het werk kosteloos. Bovendien maakt de ligging van hun kantoor in het midden des lands het ook niet aantrekkelijk om even voor overleg naar Tilburg te rijden. Het bestuur heeft voor de aangedragen alternatieven een offerte aangevraagd. De alternatieven, de offerte en situatiefotox92s zijn ter beoordeling bij (landschaps)architecten neergelegd. Zij staan op het standpunt dat een herschikking van de keien het best bij de oorspronkelijke opzet en het karakter van het park past.
Afgesproken is dat de herschikking doorgang vindt. Bij de herschikking zal de vertegenwoordiging van plandeel D uitgenodigd worden. Het bestuur zal proberen om vooraf een situatieschets te krijgen en deze aan de desbetreffende vertegenwoordigers van plandeel D toezenden. Uitdrukkelijk is opgemerkt, dat de schets niet meer dan een indicatie is, omdat de (landschaps)architecten de definitieve plaatsing tijdens de uitvoering ter plaatse bepalen.
Verder wordt opgemerkt dat door de keien de bereikbaarheid van plandeel D bij calamiteiten minder geworden is. Het bestuur zegde toe om dit punt met de brandweer te bespreken.
Naar aanleiding van de ontstane problematiek werd de opmerking gemaakt dat als iedereen zich aan het x93niet parkerenx94 zou hebben gehouden, de keien niet gelegd zouden zijn.
Schoonmaakdag
De schoonmaakdag staat gepland voor 9 april aanstaande. Een afzonderlijke uitnodiging zal nog door het bestuur verstuurd worden.
Lustrumfeest
Naar aanleiding van de geplande datum x96 4 september 2011 x96 is opgemerkt dat er op deze datum de x9310 miles van Tilburgx94 gelopen wordt.
Het bestuur antwoordt dat de bovengenoemde datum in de maanden augustus en september x96 gelet op de vele activiteiten x96 de x93minst slechtex94 is.
3) NOTULEN ALV d.d. 17 maart 2010
De voorzitter geeft de leden de gelegenheid om per pagina zowel inhoudelijke als tekstuele te reageren.
Pagina 1: geen opmerkingen
Pagina 2: geen opmerkingen, wel een update van een tweetal punten
AED
Naar aanleiding van de notulen worden er vragen over de stand van zaken gesteld, zoals de plaatsing en opleiding.
Het bestuur antwoordt dat de AED intussen aan de buitenzijde van plandeel D opgehangen is. De eerste vier leden volgen momenteel de cursus. Een tweede cursus zal in overleg met de andere leden die zich opgegeven hebben, gepland worden. Verder stelt het bestuur voor om de Vereniging mee te laten doen aan Tilburg Alert. Door dit te doen, wordt de kring van personen waarvan het leven mogelijk gered kan worden, vergroot. De vergadering gaat hiermee akkoord, omdat elk mensenleven telt. Verder zegt het bestuur toe om alle leden en bewoners te informeren over de plaats en procedures.
Rondvraag: waterbak
Het bestuur geeft aan dat alle lichten zijn gecontroleerd en branden. Ook de aangevraagde offerte is ontvangen. De geoffreerde kosten voor vervanging door LED verlichting bedragen x80 8.000. Gelet op de hoge investering wordt vervanging voor dit jaar in ieder geval niet overwogen.
Pagina 3: geen opmerkingen
4) FINANCIxcbLE STUKKEN 2010
Verslag kascommissie
De kascommissie, bestaande uit de Mayke Bekkers en Anita van der Loo, verklaart de administratie uitvoerig gecontroleerd te hebben. Hierbij is gebleken dat de jaarstukken over 2010 een zeer verzorgde indruk maakten, waardoor een compliment aan Josxe9 Kuppens en Ad Eikhout op zijn plaats is.
De kascommissie stelt de leden voor om het bestuur dxe9charge over het boekjaar 2010 te verlenen.
Balans per 31 december 2010
Het bestuur staat stil bij de overboeking van de ultimo 2009 in de balans voorkomende post x93eigen vermogenx94 naar het reservefonds. Bij de jaarstukken was de cijfermatige aansluiting al bijgevoegd.
Exploitatierekening 2010
Het bestuur geeft een verklaring voor het exploitatietekort van x80 1.580. De belangrijkste boosdoeners waren de engerlingen, waarover in het vlugschrift van september 2010 al melding gemaakt is. Uit het bij de uitnodiging meegestuurde x93toelichting op de balans per 31 december 2010×94 blijkt dat het tekort ten laste van het reservefonds gebracht is.
Over de exploitatierekening 2010 zijn door de leden geen vragen gesteld of opmerkingen gemaakt.
Dxe9charge bestuur
De vergadering neemt het voorstel van de kascommissie over en besluit het bestuur voor het boekjaar 2010 dxe9charge te verlenen.
5) MEERJAREN ONDERHOUDSPLAN (MJOP) EN RESERVEFONDS
Het bestuur heeft het reservefonds getoetst aan het door de Architecten Werkgroep in 2008 x96 kostenpeil 2006 x96 opgestelde meerjaren onderhoudsplan. Op grond van dit plan zou de stand van het reservefonds per 31 december 2010 een omvang van x80 142.000 moeten hebben. De balans toont x93slechtsx94 een saldo van x80 94.000 bedraagt. Alhoewel een reservefonds nooit een exacte berekening kan zijn, geeft de toetsing wel aan dat het eigenlijk aangevuld moet worden. Een verhoging van de maandelijkse bijdragen is dan onvermijdelijk.
Het bestuur zal voor de leden op de volgende algemene ledenvergadering een voorstel met alternatieven en hun consequenties voorleggen. De algemene ledenvergadering kan dan besluiten welke koers zij wenst te gaan. Een eerste voorlopige schatting geeft aan dat de maandelijkse bijdragen voor 2012 zouden moeten stijgen naar x80 26,50 en daarna naar x80 28,00.
Vanuit de leden komt de aanbeveling om de maandelijkse bijdragen niet in meerdere keren maar in xe9xe9n keer aan te passen en dan wel voor een aantal jaren. Het bestuur geeft aan deze aanbeveling zeker mee te nemen.
6) BEGROTING EN MAANDELIJKSE BIJDRAGEN 2011
Het bestuur vermeldt dat x96 om een sluitende begroting te krijgen x96 de maandelijkse bijdragen met ingang van mei 2011 van x80 18,00 naar x80 21,00 verhoogd moeten worden.
Vanuit de leden komen er twee opmerkingen. De eerste betreft de verhoging van de post x93verzekeringenx94. Het bestuur geeft als verklaring het afsluiten van een tweetal verzekeringen, namelijk een rechtsbijstandsverzekering en een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Dit zijn normale verzekeringen voor een vereniging.
De tweede opmerking betreft de schijnbare tegenstelling tussen een bijdrage aan het jubileumfeest en het aangekondigde tekort bij het reserveringsfonds. Het bestuur zegt dat het om een symbolische bijdrage van x80 10,00 per woning gaat en dat de leden die aan het jubileumfeest deelnemen ook privxe9 een bijdrage moeten leveren.
De begroting wordt met xe9xe9n tegenstem en geen onthoudingen aangenomen.
7) BENOEMINGEN
Bestuur
Bij de uitnodiging was de mogelijke problematiek met betrekking tot het benoemen van een voltallig bestuur al aangegeven. Nu zich geen kandidaten gemeld hebben, vraagt het bestuur de leden om de werking van artikel 8 van de statuten voor 2011 buiten werking te stellen. Het is overduidelijk dat de leden hiermee akkoord gaan.
Kascommissie
Mayke Bekkers en Anita van der Loo geven te kennen niet voor herbenoeming in aanmerking te willen komen. Vanuit de leden melden zich John Verbunt en Jeroen x85x85. als opvolgers aan.
De vergadering gaat met hun benoeming akkoord. Beiden krijgen van de voorzitter de geruststelling dat hun voorgangsters voor vragen altijd bereikbaar blijven.
BEDANKJE
Bij het uitspreken van een bedankje bestaat het risico dat leden die zich ook voor het gemeenschappelijke doel ingezet hebben, vergeten worden.
De voorzitter bedankt de volgende leden: Anita van der Loo, Mayke Bekkers, Josxe9 Kuppens, Kees Brouwers en Ad Eikhout voor de bewezen diensten.
9) RONDVRAAG
Gotenpark 43: Ad Eikhout
Gemeld wordt dat er met name voor de woningen in maart problemen met de incassox92s van de maandelijkse bijdragen ontstaan zijn. In april zullen de maandelijkse bijdragen voor maart en april afgeschreven worden.
Het bestuur biedt aan om met Ad Eikhout een brief voor de desbetreffende bewoners op te stellen.
Gotenpark 43: Joke Eikhout
Joke bedankt het bestuur voor hun inzet in het afgelopen boekjaar. De leden sluiten zich hierbij aan.
Gotenpark 161: J. Beers
Na het ingaan van de zomertijd blijft de verlichting branden tot 01.30 uur. Gevraagd wordt om dit weer terug te brengen naar 12.30 uur.
Het bestuur zal dit met Kees Brouwers opnemen.
Gotenpark 89: H. de Bruijn
In noodgeval zou hij als EHBOx92er ook graag toegang tot de AED willen hebben.
Het bestuur antwoordt dat het verzoek meegenomen zal worden in de beschrijving van de AED.
Gotenpark 67: John Verbunt
De vraag wordt gesteld of de bolacaciax92s nog gesnoeid worden.
Het bestuur beantwoordt deze vraag positief; het snoeien van deze bomen is in het snoeiplan 2011 opgenomen.
Verder wordt opgemerkt dat de verlichting in de grindbak niet brandt.
Het bestuur deelt mede, dat er al een offerte voor het herstellen van de verlichting aangevraagd is.
10)SLUITING
De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit om 22.30 uur de vergadering.
AKTIELIJST BESTUUR NOTULEN
Punt Onderwerp Omschrijving actie Termijn
2 Renovatie kunstmuur – Reactie duidelijkheid kunstmuur alv 2012
2 Keien a) Plannen herschikking
b) Uitnodigen vertegenwoordiging
plandeel D
c) Opvragen schets nieuwe situatie
d) Organiseren gesprek brandweer z.s.m.
direct na a)
z.s.m.
vxf3xf3r a)
2 Schoon-
Maakdag – Versturen uitnodiging z.s.m.
3 AED – Informatie: plaats/procedures
- Plannen tweede cursus z.s.m.
z.s.m.
5 MJOP – Voorstel consequenties aanvulling alv 2012
9 Gotenp. 43 – Versturen uitnodiging z.s.m.
9 Gotenp. 161 – Aanpassen tijdsklok z.s.m.
9 Gotenp. 89 – Toegang tot AED zie 3 a
9 Gotenp. 67 – Herstellen verlichting grindbak z.s.m.
Opkomst
Van de 132 leden waren xx leden aanwezig en hadden xx leden een machtiging afgegeven.
Tilburg, 2 april 2011
